הגדרה – סט המוצרים והכלים המאפשרים איסוף, איתור, ניהול והפצה או פרסום של אינפורמציה השמורה בקבצים מסוגים שונים (להלן ה"תוכן") שמהווים למעשה חלק ניכר מהידע הארגוני. בעבר היו אלו בעיקר מסמכי נייר שנסרקו. בימינו הצטרפו אליהם קבצי Office (לדוגמא Word, Excel ומיילים), קבצי מולטימדיה כגון הקלטות (לדוגמא שיחות של שירות לקוחות) וסרטי וידאו, קבצי תכנון הנדסי ולמעשה כל סוג קובץ שנרצה לשמור.
השימוש – כמעט כל מערכת מידע שיש היום בארגון נדרשת לאפשר קישור גם לקבצים / מסמכים מסוגים שונים. הבעיה שכל אחת מהמערכות מנהלת את המסמכים בצורה שונה, שומרת אותם במקומות שונים ומאפשרת רק למשתמשי המערכת לראותם.
מערכת ניהול תוכן מרכזית המקושרת למערכות השונות, מאפשרת לכל משתמשי הארגון (בהתאם להרשאות כמובן) לשמור, לאתר, לערוך ולפרסם מסמכים גם מתוך מערכות הארגון וגם בצורה ישירה ללא תלות במערכת מסוימת.בצורה זו ניתן לשמר, לאתר ולהפיץ את הידע הארגוני בצורה קלה ומהירה.
הקשר לתהליכי עבודה (BPM) – מסמכים רבים, הנקלטים ממקורות חיצוניים או מיוצרים בתוך הארגון, מניעים תהליך עבודה או מצטרפים לתהליך קיים. לדוגמא סבב אישורים של מסמך חדש שיוצר בארגון, טיפול של מספר גורמים במסמך שהתקבל מלקוח, הפצה ו/או פרסום של מסמך באתר האינטרנט של החברה ועוד דוגמאות רבות. מיכון תהליכים אלו מאפשר התייעלות, בקרה, עמידה בדרישות הרגולטורים ובשורה התחתונה חיסכון משמעותי.
"שתי מהפכות - תשתיתית וחברתית" – אם בעבר מערכות ניהול תוכן נתנו פתרון בעיקר לתחומים ספציפיים שהיו עתירי מסמכים (כמו בביטוח ובבנקים), היום מערכות אלו מהוות תשתית ארגונית למערכות רבות (מערכות ERP, CRM, המייל הארגוני, אתר האינטרנט ועוד) ובכללן פתרונות לרשת חברתית ארגונית המרחיבים את אפשרויות שימור, איתור ושימוש בידע הארגוני תוך שימוש בפורטלים פנימיים וחיצוניים, פרופילים של משתמשים, פורומים, בלוגים וכלים נוספים.
החזר השקעה (ROI) – מחקרים רבים שבוצעו בתחום מראים כי למערכות ניהול תוכן ותהליכים החזר השקעה מהיר הנע בין 12 ל- 18 חודשים!
המוצרים והידע – חברת אינטגריטי תוכנה מפיצה ומיישמת פתרונות בתחום ניהול התוכן ותהליכי העבודה של החברות המובילות בשוק, IBM ו-Oracle וכן מוצרים משלימים של חברות נוספות על בסיס ידע רב שנצבר בפרויקטים מגוונים במגזרים שונים בארץ ובחו"ל.
נכתב על ידי דרור (צ'וצ'ו) דן, מנהל תחום ECM/BPM בחברת Integrity Software
